Во времена современных компьютерных технологий бумажный документооборот кажется устаревшим и нефункциональным. В самом деле, разве не начинаешь задумываться о возможности избежать работы с горой макулатуры, перебирая входяще-исходящие документы?

Сегодня существуют целые системы электронного документооборота. Например, система EDI Контур. Это хороший способ оптимизировать бизнес-процессы, сделать взаимодействие с контрагентами оперативным и прозрачным, сократить непроизводственные издержки.

Все деловые отношения оформляются без дублирования на бумаге; заказы, уведомления и счета можно оформить EDI-cообщениями и cопроводить поcтавки электронными оригиналами вcех первичных документов. Даже взаимодействие с налоговой доступно пользователям системы.

Что пользователь получит в итоге? Отсутствие почтовых пересылок, задержек посланий, потери документов; сокращение количества ошибок, которые связаны с ручной обработкой информации; сокращение расходов на бумагу, ту же самую пересылку и печать; отсутствие необходимости выделять шкафы (а то и комнаты) для хранения папок с документами.
 
Вместо того, чтобы рассылать клиентам бумажные каталоги, поставщик может единоразово опубликовать все необходимые данные в электронном варианте, где информация будет автоматически и регулярно обновляться, обеспечивая тем самым актуальность данных.
 
Вместо того, чтобы принимать заказ по телефону или e-mail, уточнять, переспрашивать и вручную вбивать в учетную систему, можно предоставить клиентам самим оформлять заказ в учетной системе торговой сети.
 
Система EDI Контур позволяет избежать ошибок при поставке товара. В традиционном документообороте сверка заказанного и доставленного происходит в момент приема. При использовании электронного документооборота - автоматически до приема груза.
 
Несомненные преимущества получают и бухгалтеры: им нет необходимости изымать документы из архива и пересылать в ИФНС, делая для себя копии. Электронные первичные документы доступны из системы в любой момент.
 
Документы можно хранить на серверах ЭДО неограниченное время, что сокращает затраты на содержание архивов и обеспечивает быстрый поиск и доступ к первичным документам непосредственно из учетной системы.